4 Nov 2023
Jeux Olympiques 2024 : organisez votre événement éphémère
Jeux Olympiques 2024 : organisez votre événement éphémère
Événement majeur pour la ville de Paris et le monde du sport en général, les Jeux Olympiques se dérouleront à l’été 2024. L’occasion pour votre marque de créer des actions impactantes. Que vous souhaitiez ouvrir une boutique éphémère proche des sites olympiques, lancer un tout nouveau produit innovant ou accompagner la flamme olympique avec un roadshow, les JO restent une occasion parfaite pour mettre en avant vos produits et votre identité de marque.
Pour la mise en place d’un événement majeur, nous donnons vie à toutes vos idées en vous proposant les étapes essentielles à la planification de votre événement éphémère.
J'AI UN PROJET, ON EN PARLE ?Planifier son événement : les étapes incontournables
Les Jeux Olympiques sont souvent accompagnés par de nombreuses célébrations et des événements culturels de tous les horizons. Pour 2024, Paris prévoit notamment des festivals, des expositions artistiques et de nombreuses surprises permettant de célébrer la culture française et internationale. Véritable prouesse matérielle et humaine, la mise en place d’événements lors de cette expérience unique implique une logistique à toute épreuve.
Tout d’abord, il est indispensable d’identifier vos principaux objectifs, mais également de connaître le public cible ainsi que le type d’événement que vous souhaitez mettre en place pendant les Jeux de Paris.
Il peut s’agir d’une simple action de street marketing, d’une boutique éphémère à proximité ou d’un événement plus important, comme un roadshow retraçant le parcours de la flamme olympique. Nos experts créatifs sont à votre disposition pour échanger et vous proposer les idées les plus ambitieuses !
Le + de WENES Event : en fonction de l’événement à mettre en place, nos spécialistes sont présents pour vous accompagner, notamment pour obtenir les autorisations nécessaires auprès des autorités locales et planifier vos événements selon le calendrier des compétitions majeures. N’hésitez pas à nous contacter.
Comment définir le type d’événement ?
Pour cette édition 2024, les organisateurs des JO vont mettre en avant l’innovation technologique, notamment à l’aide d’une diffusion en direct et d’une expérience immersive pour le spectateur. L’occasion de rentrer dans l’Histoire, avec un concept ambitieux. Petit tour d’horizon des différentes possibilités pour les marques, s’inscrivant parfaitement dans cet état d’esprit.
● Le newsjacking : stratégie marketing permettant de capitaliser sur des événements d’actualité pour mieux promouvoir une marque ou un service, cette technique vise à insérer un message promotionnel impactant, de façon assez subtil, dans une actualité bien précise. Parmi les exemples les plus réussis de ces dernières années, on peut noter la marque de lessive américaine Tide ayant fait le buzz en insérant une série de publicités pendant le Super Bowl 2018, avec un véritable fil rouge et provoquant l’attente du consommateur. Cependant, cette technique marketing est risquée et doit être parfaitement étudiée, en évitant le piège du bad buzz.
● Le street marketing : idéale pour toucher un maximum de consommateurs durant cette période, cette opération marketing va permettre de créer un lien entre les clients et votre marque / produit. Vous avez la possibilité de distribuer des goodies, de proposer des jeux interactifs ou encore de donner un large aperçu de votre produit phare. Le but est inévitablement de donner envie au prospect de vouloir en apprendre davantage.
● Le pop-up store : pour mieux jouer sur l’exclusivité et générer de l’engagement auprès de votre cible, la boutique éphémère devra être implantée à proximité des sites olympiques dans la ville la plus stratégique par rapport à votre marque et à votre cœur de cible. Vous avez également la possibilité de mettre en place un stand éphémère au sein d’un magasin, pour vous faire connaître, vous donnant une belle visibilité commerciale durant cette célébration mondiale.
● Le roadshow : mettez en place une tournée événementielle calquée sur le parcours de la flamme olympique ! Avec l’appui des spécialistes de WENES Event, touchez différents publics sur toute la France. On vous explique ce concept innovant juste ici.
Vous souhaitez opter pour l’un de ces types d’événements lors des JO 2024 ? Contactez nos agences à Paris, Lyon ou Nantes.
Choisissez le lieu de votre événement
Une fois les objectifs, votre budget et votre cible identifiés, l’étape suivante est logiquement de trouver le lieu idéal. Pour cette édition, les JO 2024 se dérouleront dans plusieurs villes différentes : Paris, Lyon, Nantes, Bordeaux Marseille et même – pour la première fois de l’histoire – Tahiti. Vous avez donc l’embarras du choix pour dénicher le lieu le plus approprié pour la mise en place de votre événement.
Les Jeux Olympiques et Paralympiques 2024 se sont 14850 athlètes, 869 épreuves et 44 500 volontaires, c’est donc toute une économie qui se mobilise sur 29 jours de compétition. Niveau chiffres, c’est également :
● 15.1 millions de visiteurs passant au moins une nuit proche des sites des compétitions
● 206 nations différentes
● 4 milliards de téléspectateurs
● 4.4 millions de chambres disponibles pour l’ensemble de la compétition (échelle francilienne)
● 35 000 force de l’ordre par jour Retrouvez ici la liste complète des différents sites de compétition pour faire le meilleur choix concernant le lieu de votre futur événement. Nos experts stratégiques sont présents pour vous aider dans votre recherche.
Retrouvez ici la liste complète des différents sites de compétition pour faire le meilleur choix concernant le lieu de votre futur événement. Nos experts stratégiques sont présents pour vous aider dans votre recherche.
Formez vos équipes et sélectionnez vos prestataires
Au sein de votre entreprise…
Vous pourriez avoir besoin de personnel supplémentaire, tout dépend de l’envergure de votre événement. Pour ce faire, notre suggestion est de constituer une équipe où les rôles et les missions sont clairement définis.
💡 Utilisez votre rétroplanning, ou votre logiciel de gestion de projet, pour organiser la logistique et avoir de la visibilité sur toutes les ressources nécessaires à l’élaboration de votre projet.
… et en externe
En fonction de la nature de votre événement, vous pourriez avoir besoin de faire appel à des prestataires et des intervenants externes, tels que des bénévoles, des animateurs, des traiteurs et des hôtesses.
Le + de WENES Event : Depuis plus de 16 ans, nous concevons des événements éphémères respectant votre image de marque, vos objectifs, votre culture, vos expertises et vos valeurs. Toujours présent de A à Z, de la planification de votre événement à la création de la structure événementielle sur mesure, ainsi que le montage et jusqu’au démontage de celle-ci.
Communiquez sur l’événement
Pour réussir votre événement, il est important de mettre en place une stratégie de communication efficace. En fonction de votre budget et de votre cible, plusieurs supports de communication peuvent être envisagés :
☑️ Votre site web : pour relayer facilement toutes les informations liées à votre événement en bénéficiant d’une bonne visibilité grâce à votre référencement naturel.
☑️ Une campagne d’emailing : c’est le canal idéal pour communiquer avec tous vos clients et prospects.
☑️ Vos réseaux sociaux : pour communiquer facilement auprès de votre audience, mais pas seulement via le biais des publicités payantes. Pas besoin d’un gros budget, à vous de choisir votre réseau en fonction de votre positionnement et de votre cible : Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.
☑️ la presse et les relations publiques : à l’aide d’un communiqué de presse reprenant toutes les informations essentielles.
Tous les moyens sont bons pour donner de la visibilité à vos actions !
Après l’événement, n’hésitez pas à continuer à communiquer sur l’événement : en partageant des vidéos, des photos, en remerciant tous les participants. Vous pouvez également faire parvenir un questionnaire pour dresser un bilan de satisfaction par exemple.
Les datas récoltées serviront à dégager des axes d’amélioration pour votre prochain événement.
Les conseils by WENES Event
Votre projet est désormais clair dans votre esprit, désormais il est grand temps de passer à l’étape de la réalisation. Voici nos meilleurs conseils pour un événement réussi :
- Gardez un œil sur le calendrier. Les Jeux Olympiques approchent, contactez rapidement une agence événementielle.
- Respectez impérativement votre planning et celui de vos fournisseurs.
- Assurez-vous que vous disposez de toutes les autorisations pour organiser votre événement.
- Soyez attentif aux normes de sécurité.
- Respectez les règles et protocoles stricts liés aux Jeux Olympiques.
- Inspirez-vous de l’engagement olympique en matière de durabilité et de responsabilité sociale en réduisant l’impact environnemental de vos événements.
Désormais, vous avez toutes les clés entre les mains pour briller pendant les Jeux Olympiques de Paris 2024. Organisez un événement unique pour faire vibrer votre identité et marquer les esprits de vos consommateurs.
Depuis plus de 16 ans, nous accompagnons nos clients dans la conception, la fabrication et le montage de structures événementielles. Nous prenons également en charge la logistique avant, pendant et après votre événement.
Laissez-vous guider et faites appel à nos experts WENES EVENT pour vous accompagner !
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